TechTalk - Mätbar nytta och effekt av CMDB

I oktober genomförde Basalts IT-chef Linn Leneklint tillsammans med Inuit del 2 i TechTalk serien om CMDB. Nedan kan ni läsa Linns sammanfattande tankar inom området ”Vilka effekter får CMDB på verksamheten”. Se hela sessionen nedan:

Vilken nytta och vilka effekter kan du förvänta dig?

För att man ska veta varför man ska införa en CMDB bör man nog först förstå nyttan med CMDB. Nyttan med CMDB handlar om att se beroenden mellan processer, personer, applikationer och IT-assets. Den överblicken behövs för att kunna göra analyser på effekter för verksamheten vid t.ex. förändringar. När du har en fungerande CMDB är det enklare att fatta välgrundade affärsmässiga beslut för din verksamhet.

Det finns en rad effekter som man kan se. Det kan vara allt från att man ser förhållandet mellan antalet changes som man skapar och avslutar, men även hur mycket incidenter och problem man har. Man kan även se effekter på hur mycket tid man lägger på att lösa incidenter, problem etc. Mycket handlar om vilka områden man vill mäta, man måste veta vart man kan tänka sig se effekter för att kunna vara lyhörd för dem.

Så exakt vilka effekter man kan förvänta sig skiljer sig från organisation till organisation. Hos oss på Basalt kunde vi se vissa effekter medans andra organisationer ser något helt annat. De effekter som stack ut hos oss var nog kring effektivitet, men även kontroll på IT-miljön och en annan förståelse för hur allting fungerar och hänger ihop.

Vilka mätbara fördelar är vanligt att se?

Det finns många fördelar med CMDB, inte minst tillhandahållandet av information gällande CI och dess dokumentation, det är otroligt värdefullt.

Müller (2015) konstaterade gällande CMDB att 70 % av kostnaderna i samband med en förändring spenderades på att identifiera IT-infrastrukturen och dess komponenter samt lokalisera CI. Han menade även att huvuddelen av dessa kostnader hade kunnat undvikits om det funnits mer exakt information tillgänglig vid tidpunkten av förändringen. Potentiella risker med en förändring kan bedömas i förväg och de negativa effekterna kan minimeras med hjälp av CMDB. Författaren sammanfattar det hela med att CMDB ligger som bas för kostnadsbesparingar och processoptimering.

Müller kom även fram till att:

• Upp till 30% mindre tid spenderas på konsekvensanalys av förändringar i IT-landskapet
• Upp till 30% minskning av förändringsrelaterade incidenter
• Upp till 25% minskning av tidsåtgången för servicearbeten
• Upp till 25% minskning av bestämd tid för att lösa incidenter från produktionen
• Upp till 20% minskning av tiden för att utforma och bygga nya IT-system

Vi kunde se en rad fördelar hos oss på Basalt, inte minst:

• Lättare att förstå definitionen av de IT-tjänster som erbjuds till organisationen
• Lättare att förklara kostnader och förväntade servicenivåer
• Möjligt att genomföra jämförande analyser med externa leverantörer
• Mekanism för att spåra servicenivå mot kostnad, blir ett sätt att utvärdera om tjänsten möter kundernas förväntningar när det kommer till att få värde för pengarna.

När information lagras i en central databas som i en CMDB och ständigt uppdateras för att spegla förändringar, kan denna uppdaterade information användas för att bedöma effekter och risker vid föreslagna ändringar av infrastrukturen.

För mig som kontinuerligt arbetar med budget och planerar inköp har CMDB varit ett bra stöd.

Hur mäter du effekten av CMDB?

Till att börja med behöver vi definiera vad är en effekt i detta fallet är. Det finns olika definitioner av vad en effekt är, men i detta sammanhang ser vi en effekt som det långsiktiga resultatet av en process.

Så för att kunna säga HUR du ska mäta effekter måste man fundera på VART ni kan tänkas se effekter. Ni kanske inte kommer få effekt på hela verksamheten för att ni inför en CMDB, utan kanske inom mer definierade områden som t.ex. förändringshantering. Då är det ett ypperligt område att mäta effekterna.

Mätvärden i den studie jag genomförde utgick jag från en upplevd känsla hos driftteknikerna. Deras upplevelse av att hantera drift, system etc innan införandet av CMDB och sedan gjorde jag en motsvarande enkät efter införandet. Där kunde jag då se om det blivit bättre eller sämre. Det är ett sätt. Det är en typ av KPI:er som man skulle kunna använda sig av.

En studie jag gjorde några år senare jämförde jag mer faktabaserad data med statistik från vårt ärendehanteringssystem. Jag jämförde då antalet incidenter/changes före och efter att det fanns en CMDB. Så kunde man se hur många man öppnade/stängde, och har man registrerat tid i systemet kan man då även se hur lång tid det tog att lösa resp. change/incident före och efter CMDB. Det kan vara roligt att jämföra.

Mycket handlar om att fundera lite på vad man vill mäta som faktiskt kan bidra med ett värde till organisationen. Vad ska man använda det data man får ut? Har man lite mer info kring detta kan man se till att få ut värdefullt data.

Vad ska man tänka på för att få så stor effekt som möjligt av en CMDB?

• Förankra den väl i organisationen
• Utbilda alla som ska arbeta med den
• Få alla att arbeta på samma sätt med den
• Håll den uppdaterad

Se även tidigare publicerat blogginlägg för lite fler tips hur du kan hålla din CMDB uppdaterad.