Hur man efter fyra timmar kan uppnå effekt med kontinuitetshanteringen

Vad är kontinuitetshantering?

Kontinuitetshantering syftar till att säkerställa robusthet för att driva den kritiska verksamheten på en tolerabel nivå oavsett vilka störningar som inträffar. Det innebär att organisationen arbetar med att identifiera kritiska verksamheten/delar, dess beroenden, bestämmer sig för hur långt avbrott som kan vara accepteras och vilka strategier som ska stötta förmågan till leverans i händelse av att ordinarie resurser inte finns tillgängliga. Själva planen eller planerna är där man dokumenterar kontinuitetslösningar i form av reserv-, återställnings- och återgångsrutiner för de kritiska delarna av verksamheten.

Sedan 2012 finns en internationell standard för kontinuitetshantering som beskriver kraven på kontinuitetshantering. Det är ISO 22301 Samhällssäkerhet – Ledningssystem för kontinuitethantering. Det finns även en svensk vägledning som baseras på ISO 22301 och det är SS 22304 Vägledning för kontinuitetshantering.  Vägledningen syftar till att knyta ihop hela kedjan från vad kontinuitetshantering är, till varför man ska arbeta med det och hur det kan göras.

För de som känner att de är i behov av en extra knuff med syfte att påbörja eller kanske slutföra en kontinuitetsplan har Basalts konsulter Katarina Kjellman och Fredrik Pettersson tagit fram en metod som tillämpas utifrån organisationens behov och kunskapsnivå. Syftet är att ge en introduktion till vad kontinuitetshantering är och därefter får deltagarna, i workshopform, testa metoden att ta fram en/flera avbrottsplaner för en/flera av verksamhetens viktigaste/kritiska leveranser. Vid behov kan vi även ge er exempel på hur ni kan integrera kontinuitetshantering i er organisations befintliga ledningssystem. Vårt mål är alltid att generera verksamhetsnytta och göra kontinuitetshantering begripligt, hanterbart och meningsfullt.

Hur gör man då för att generera verksamhetsnytta?

Låt oss för enkelheten skull nu tänka oss att vi är hos er en halvdag och tillsammans med er nu tittar på en eller flera av era leveranser. Det kan vara det ni producerar, tillhandahåller och/eller säljer men det handlar säkert även om vad era anställda behöver för att kunna verka och bidra till leveransen.

Något som berör alla brukar ofta vara förmågan att betala ut lön. Det som nu sker är att vi tillsammans går igenom de olika delarna i löneutbetalningen. Vi diskuterar och tittar närmare på allt från det att underlaget för den anställdes lön kommer till lönekontoret tills det att den anställde står med lönen i min hand den 25:e. För enkelheten skull illustreras detta genom att rita upp arbetet som ett flöde och på post-it lappar beskriva vad den viktiga delen är för något. Därefter går vi igenom vilka resurser som stödjer varje del i denna leverans. Är det ett It-system, en nyckelkompetens och/eller en specifik plats? Nu delar vi en gemensam bild av vad som görs och vad som krävs. Detta är grunden för den fortsatta workshopen.

Men vad händer om något av det vi har identifierat som viktiga resurser och knutna till en del i leveransen, försvinner? Tillsammans gör vi en bedömning av riskerna för avbrott och vi bedömer konsekvenser av avbrott. Vi fortsätter med att enas om hur ni arbetar idag för att ändå möjliggöra löneutbetalningen och vi diskuterar hur ni, om ni behöver, skulle kunna göra istället? Vilka rutiner, planer, checklistor, alternativa arbetsmetoder, avtal med mera finns på plats idag?

Vad ni nu kommer att ha i slutet av den här dagen är en gemensam bild av den kritiska leveransen, dess beroenden, befintliga sätt att arbeta alternativt, en risk- och konsekvensbedömning, hur ni tycker ni ska arbeta på ett alternativ sätt och/eller med alternativa metoder/verktyg, brister i nuvarande förmåga och åtgärder.

På detta sätt har vi stöttat flera kunder att komma igång med kontinuitetshantering, påbörja och/eller slutföra planer och rutiner.

”Vi har haft stor nytta av workshopen och jobbar vidare med våra kontinuitetsplaner som vi hoppas är klara innan årsskiftet. Vi har också jobbat vidare med krisarbetet och har gjort klar krisplanen”.

• Sagt av ett vårdbolag som anlitat Basalt för en halvdags workshop.

Katarina är seniorkonsult inom risk- kris – och kontinuitetshantering. Katarina har en lång erfarenhet av arbete med att stärka och utveckla flera av samhällets viktigaste verksamheter; dricksvattenförsörjning, elförsörjning och central statsförvaltning