Har er organisation uppgifter som oavsett händelse måste levereras?

Vår omvärld är komplex och görs sig ständigt påmind genom att på ett eller annat sätt påverka vår förmåga att nå mål och utföra uppgifter. Håller vi inte koll på vad som kan hända och hur organisationen faktiskt kan påverkas av ett avbrott, kan verksamhetens långsiktiga överlevnad faktiskt hotas. I värsta fall kan samhällsviktiga funktioner eller verksamhet påverkas negativt. För ibland inträffar ju faktiskt händelser som kan orsaka störningar i vardagen. En sådan händelse är till exempel elavbrott, det har de flesta färskt i minne! Ett annat exempel är pandemi. För inte så länge sedan var pandemi högst på mångas risklista och inte helt osannolikt är att hotet aktualiseras igen. Vi vet bara inte när.

Både elavbrott och pandemi är troliga men konsekvenserna kan variera beroende på till exempel:

• Vart och när det inträffar.
• Om verksamheten är beroende av tillförlitlig elförsörjning för att planera, beställa, producera och leverera.
• Hur länge elavbrottet eller personalbortfallet pågår.
• Om man vid ett längre elavbrott eller större personalbortfall ändå har möjlighet att utföra sina uppgifter men på ett annat sätt eller med en annan kvalitet/mängd.
• Om många människors liv och/eller samhällsviktig verksamhet hotas.

Det jag skriver om är kontinuitetshantering och det handlar om att skapa förutsättningar för en organisation att hållbart överleva. Syftet med kontinuitetshantering är att säkra leveransförmågan och reducera störningskänsligheten. De flesta organisationer behöver inte uppfinna ytterligare en ny funktion som ska hantera detta och kontinuitetshantering behöver inte heller vara komplicerat. Börja med att svara på frågorna nedan.

Dessa kan användas för att förstå om ni har ett behov av att arbeta med kontinuitetshantering:

• Kan ni stänga ned all er verksamhet i en vecka utan att det påverkar er organisation negativt?
• Vad kostar ett avbrott i er verksamhet?
• Kommer ett avbrott i leveransen att påverka era åtaganden, legala och avtalsmässiga?
• Kommer ert varumärke eller rykte att skadas vid ett avbrott i leveranserna?
• Hur kommer era intressenter så som kunder, leverantörer, ägare med mera att reagera vid ett större avbrott i leveransen?
• Har ni några uppgifter eller leveranser som är så viktiga att de behöver fungera även om yttre omständigheter gör att viktiga resurser inte finns tillgängliga (till exempel era lokaler, IT-system, el med mera)?

En organisation kommer alltid att utsättas för hot och risker vilka kan resultera i olika typer av händelser som organisationen då behöver hantera. Dessa händelser kommer då att ha en påverkan på en organisations förmåga att leverera sina förpliktelser, leva upp till sina skyldigheter. Beroende på hur väl förberedd organisationen är kommer dessa händelser att förorsaka störningar och avbrott i leveransförmågan. För att motverka att dessa störningar eller avbrott leder till oönskade/oacceptabla avbrott i leveransen, behöver en organisation arbeta med kontinuitetshantering.

Fokus inom kontinuitetshantering har länge varit att återställa verksamhet efter en störning eller ett avbrott. Morgondagens kontinuitetshantering bör ses som en integrerad del i organisationens verksamhetsstyrning, kvalitetsstyrning och riskhantering. Och att återställa verksamheten betyder att återställa till något nytt. Med nya lärdomar, med nya förmågor.
Kontinuitetshantering bidrar till en bestående nytta i leveransförmågan hos en organisation innan en stor störning inträffar samt efter ett avbrott.

Basalt AB levererar högkvalitativa tjänster och produkter som möter kunders behov i en allt mer komplex och osäker omvärld. Basalt arbetar med verksamhetsskydd och har kompetenser inom kontinuitetshantering, projektledning och omvärldsanalys med mera. Vi skapar hållbara lösningar som stödjer kunder att sortera och prioritera sin verksamhet utifrån ett riskbaserat synsätt. Våra lösningar bistår verksamheter att identifiera och vägleda vilken skyddsnivå verksamheter, verksamhetsdelar och/eller tekniska system behöver och vilka åtgärder som måste till för att upprätthålla fastställd skyddsnivå. Åtgärderna kan sorteras in i såväl kontinuitetshantering, informationssäkerhet, riskhantering, kontinuitetsplaner, avbrottsplaner, säkerhetsskydd- och/eller IT-säkerhet.

Katarina är seniorkonsult inom risk- kris – och kontinuitetshantering. Katarina har en lång erfarenhet av arbete med att stärka och utveckla flera av samhällets viktigaste verksamheter; dricksvattenförsörjning, elförsörjning och central statsförvaltning.